5. Составление номенклатуры и
формирование дел.
5.1 Составление номенклатуры дел.
5.1.1. В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.
5.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел – списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения (приложение №1).
5.1.3. Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполнительных документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения.
5.1.4. В приложениях №1, 2 даны форма Примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения и указания по ее применению;
5.2 Формирование дел.
5.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
5.2.2. Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.
5.2.3. При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается.
В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т. д. ).
Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.
5.2.4. В деле группируются документы одного календарного (01.01 – 31.12) года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).
5.2.5. Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года.
5.3 Систематизация отдельных категорий
документов.
5.3.1 Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
5.3.2. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т. д.
5.3.3. Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного года (01.09- 31.08) года.
5.3.4. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.
5.3.5. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета; листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; аттестационный лист; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров ( в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т. д.).
В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.
5.3.6. переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности; документ – ответ помещается за документом – запросом.
6.
Подготовка документов к передаче в архив.
6.1 Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.
6.2. Экспертиза ценности документов.
6.2.1. Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.
Экспертизу ценностей документов в общеобразовательном учреждении осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.
6.2.2. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя общеобразовательного учреждения. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают секретаря общеобразовательного учреждения.
Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел общеобразовательного учреждения, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.
6.3. Оформление дел.
6.3.1. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись (приложение №3).
6.3.2. Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название вышестоящей организации, название общеобразовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела (приложение №4).
6.3.3. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного срока хранения вносятся необходимые уточнения: в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория и др., и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.
6.3.4. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.
6.3.5. Для учета количество листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.
6.3.6. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).
6.3.7. Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнения на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
6.4. Описание документов постоянного срока хранения.
6.4.1. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.
6.4.2. Описи составляются секретарем.
6.4.3. Опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет и заканчивается в связи с ликвидацией учреждения.
6.4.4. На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении (приложение №5).
7. Обеспечение сохранности дел.
7.1. Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.
7.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих от пыли, воздействия солнечного света.
7.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешаются.
ПРИЛОЖЕНИЕ №1
Наименование УТВЕРЖДАЮ:
общеобразовательного Директор
учреждения ______________ расшифровка
подпись подписи
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________________ № _______________________
место составления
на ___________ год
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество томов |
Срок хранения документов и № статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Должность составителя подпись Расшифровка подписи
Дата
ПРИЛОЖЕНИЕ №2
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество томов |
Срок хранения документов и № статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
01. Канцелярия | ||||
|
01-01 |
Устав общеобразователь-ного учреждения Свидетельство о госу-дарственной регистрации |
|
Постоянно (ст. 37а) |
|
|
01-02 |
Лицензия на общеобразовательную деятельность |
|
постоянно |
|
|
01-03 |
Свидетельство об аттестации общеобразовательного учреждения |
|
постоянно |
|
|
01-04 |
Свидетельство об аккредитации общеобразовательного учреждения |
|
постоянно |
|
|
01-05 |
Контракт на право оперативного управления нежилым фондом, свидетельство на право оперативного управления, документ на право пользования земельным участком |
|
Постоянно (ст.1096) |
На госхранение не передаются |
|
01-06 |
Приказы управления образования о работе общеобразовательных учреждений |
|
На период действия (ст.5) |
|
|
01-07 |
Договор с учредителем |
|
постоянно |
|
|
01-08 |
Программа развития общеобразовательного учреждения (при необходимости) |
|
постоянно |
|
|
01-09 |
Решения территориальных органов управления о работе общеобразовательных учреждений |
|
На период действия (ст.5) |
|
|
01-10 |
Приказы директора общеобразовательного учреждения по основной деятельности и основания к ним (подлинники) |
|
Постоянно (ст.17) |
|
|
01-11 |
Протоколы общих собраний (конференций), заседаний совета учреждений |
|
Постоянно (ст.17) |
|
|
01-12 |
Коллективные договоры |
|
Постоянно (ст.369) |
|
|
01-13 |
Правила внутреннего трудового распорядка |
|
1 год (ст.1074) |
После замены новыми |
|
01-14 |
Должностные инструкции |
|
3 года (ст.56) |
|
|
01-15 |
Паспорт учреждения |
|
постоянно |
|
|
01-16 |
Приемно-сдаточно акты, составленные при смене руководства |
|
Постоянно (ст.61а) |
|
|
01-17 |
Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции |
|
3 года (ст.1066) |
|
|
01-18 |
Номенклатура дел общеобразовательного учреждения |
|
До замены (ст. 95а) |
В госархив не сдается |
|
01-19 |
Личные дела учащихся |
|
3 года ЭПК (ст.499) |
По решению ЭПК на
госхранение отбирается 2-3% личных дел учащихся, окончивших школу |
|
01-20 |
Алфавитная книга записи учащихся |
|
50 лет (ст.514 е) |
|
|
01-21 |
Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей |
|
50 лет (ст.528а) |
|
|
01-22 |
Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании |
|
50 лет (ст.528а) |
|
|
01-23 |
Инвентарные описи основных средств и библиотечного фонда, сличительные ведомости и другие материалы по инвентаризации, переписка по организационно-хозяйственным вопросам |
|
3 года (ст.323) |
При условии завершения
ревизий, в случае возникновения споров, разногласий, следственных и
судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения |
|
01-24 |
Акты, справки и другие документы о несчастных случаях с обучающимися |
|
25 лет (ст.44) |
|
|
01-25 |
Документы по совместной с правоохранительными органами работе с детьми |
|
3 года (ст.415) |
|
|
01-26 |
Документы (справки, заявления, выписки из протоколов и др.) |
|
5 лет (ст.507) |
|
|
01-27 |
Заявления, жалобы граждан и документы, связанные с их рассмотрением |
|
5 лет |
|
|
02.
учебно-воспитательная работа | ||||
|
02-01 |
Образовательная программа общеобразовательного учреждения |
|
постоянно |
|
|
02-02 |
План работы на год |
|
|
|
|
02-03 |
Учебные планы |
|
Постоянно (ст.568) |
|
|
02-04 |
Учебные программы |
|
До минования надобности |
|
|
02-05 |
Расписание занятий |
|
1 год (ст.802) |
|
|
02-06 |
Протоколы заседаний педагогического совета школы и документы к ним |
|
5 лет |
|
|
02-07 |
Протоколы заседаний экзаменационных комиссий |
|
10 лет |
|
|
02-08 |
Статистические отчеты о работе общеобразовательного учреждения (формы ОШ-1, ОШ-3, ОШ-6, ОШ-9, 3-фк) |
|
5 лет (ст. 293) |
|
|
02-09 |
Классные журналы |
|
5 лет (ст. 605) |
После пятилетнего
хранения Из журнала изымаются
страницы со свободными данными успеваемости и перевода учащихся данного
класса. Сформированные дела за год хранятся не менее 25 лет |
|
02-10 |
Журнал учета пропущенных и замещенных уроков |
|
5 лет (ст.396) |
|
|
02-11 |
Журнал группы продленного дня |
|
5 лет (ст.605) |
|
|
02-12 |
Журнал факультативных занятий |
|
5 лет (ст.605) |
|
|
02-13 |
Журнал учета кружковой работы |
|
5 лет (ст.605) |
|
|
02-14 |
Экзаменационные работы обучающихся |
|
1 год ЭПК 9ст.587) |
По решению ЭПК лучшие
работы могут быть отобраны на госхранение |
|
03. кадры | ||||
|
03-01 |
Приказы директора общеобразовательного учреждения по личному составу |
|
75 лет (ст 196) |
|
|
03-02 |
Приказы об отпусках, командировках, поощрениях, наложении взысканий и др. |
|
3 года (ст. 19в) |
|
|
03-03 |
Личные дела сотрудников школы |
|
75 лет (ст.498а) |
|
|
03-04 |
Личные карточки (ф. Т-2) |
|
75 лет (ст.504) |
|
|
03-05 |
Книга учета личного состава педагогических работников школы |
|
75 лет (508а) |
|
|
03-06 |
Трудовые книжки |
|
До востребования или 50 лет после ухода с работы (ст. 526) |
|
|
03-07 |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
|
Постоянно (ст. 526а) |
|
|
03-08 |
Документы по аттестации педагогических работников школы(планы, протоколы, характеристики) |
|
75 лет (ст.635) |
Хранятся в составе
личного дела |
|
03-09 |
Аттестационный лист |
|
75 лет |
Хранятся в составе
личного дела |
|
03-10 |
Трудовые договоры (контракты) |
|
|
|
|
04.
хозяйственная часть | ||||
|
04-01 |
Инвентарные описи, сличительные ведомости учета имущества образовательного учреждения |
|
3 года (ст. 323) |
|
|
04-02 |
Книга учета хозяйственного имущества и материалов |
|
3 года (ст.1057) |
|
|
04-03 |
Акты приема, сдачи и списания имущества |
|
3 года (ст.1063) |
|
|
04-04 |
Технические паспорта на приборы и оборудование |
|
10 лет (ст.1854) |
|
|
05. медицинская
часть | ||||
|
05-01 |
Медицинские (амбулаторные) карты детей |
|
5 лет (ст.7053) |
После выбытия из
школы |
|
05-02 |
Документы (планы, справки, карточки, списки, графики, переписка) о периодических медицинских осмотрах и прививках обучающихся |
|
3 года (ст. 691) |
|
|
05-03 |
Единовременные сведения о заболеваемости детей |
|
3 года (ст.701) |
|
|
05-04 |
Требования на медикаменты |
|
3 года (ст. 724) |
|
|
05-05 |
Документы (акты, переписка и др.) о получении (расходовании) медикаментов |
|
3 года (ст. 723) |
|
Рекомендации
По применению Примерной номенклатуры дел
для общеобразовательных учреждений.
Примерная номенклатура дел – тематизированный список основных для большинства ОУ наименований дел с указанием сроков их хранения.
Примерная номенклатура дел является основой для составления номенклатуры дел конкретного общеобразовательного учреждения, способствует правильному формированию дел, служит унификацией ведения делопроизводства, ускоряет процесс обработки документов для передачи их в архив.
Примерная номенклатура дел состоит из разделов, каждый из которых имеет свой индекс. Такая система индексации дает возможность внести дополнительные статьи, не нарушая нумерацию других разделов. Сроки хранения дел определены исходя из практической и научной значимости и в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М, 1989 г.).
В номенклатуре дел ОУ отражаются все документы, возникающие в делопроизводстве школы. Срок хранения документов устанавливаются:
А) для школ, передающих документы в госархивы, - по согласованию с этими архивами,
Б) для школ, не передающих документы в госархив, - исходя из деятельности их практического использования;
Нельзя объединять дела с разными сроками хранения (постоянного или временного).
По окончании делопроизводственного года на дела постоянного хранения составляется опись.
Описи составляются также на личные дела выбывших воспитанников и документы по личному составу работников учебного заведения.
Правила описания документов установлены «государственной системой документационного обеспечения (управления)», требованиями «Основных правил работы ведомственных архивов».
По всем вопросам ведения делопроизводства и архивов можно получить консультации в районном архиве (т. 2-32-29), управлении образования (т. 2-24-72).
ПРИЛОЖЕНИЕ №3
Заверительная надпись
В настоящем деле пронумеровано ____________________________________
(листов цифрами)
______________________________________________________ листов
(прописью)
Должность ____________________ Подпись ___________________________
Дата « _____» ____________________ 200 ___ г. (разборчиво)
ПРИЛОЖЕНИЕ №4
(название вышестоящей организации)
(наименование учебного заведения)
Дело №_________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
(заголовок дела)
Начато: ____________200____г.
Окончено: ___________200____г.
На ____________________ листах
Хранить _____________________
ПРИЛОЖЕНИЕ № 5
УТВЕРЖДАЮ
Директор
Подпись Расшифровка подписи
00.00.2001
Фонд № _________________
Опись№ _________________
дел постоянного хранения
за ___________________ год
____________________________________________________________________________
название
раздела (структурного подразделения учебного заведения)
|
№ п/п |
Индекс |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Кол-во листов в деле (томе, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
В данный раздел описи внесено ______________________________________________ дел
(цифрами
и прописью)
с № __________по № _________ в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК
архивного учреждения
от _______ № _________
ПРИЛОЖЕНИЕ №6
Наименование общеобразовательного УТВЕРЖДАЮ
Учреждения Директор
Подпись Расшифровка подписи
00.00.2001
________№
________
(место
составления)
о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранения
На основании _________________________________________________________________
(название и
выходные данные перечня документов
_____________________________________________________________________________
с указанием
сроков их хранения)
Отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _____________________________________________________________________________
(название
фонда)
|
№ п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок |
Дата дела или крайние даты |
Номер описей (номенклатур) за год (годы) |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи |
Кол-во дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ____________________________________________дел за ________________года
(цифрами и прописью)
Описи лед постоянного хранения за ______________годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _____________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ______________________№ _______________)
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
Лица, проводившего экспертизу
Ценности документов
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК от _____________№ ______________